Rekisteriseloste

Rekisteriseloste – Lakeuden Ratsastajat r.y.:n henkilörekisteri

Versio: 25.5.2018 Jäsenillämme ja kilpailuihimme osallistuvilla ratsastajilla on oikeus henkilötietojen suojaan. Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla. Voimme ajoittain muuttaa tätä rekisteriselostetta julkaisemalla siitä uuden version Lakeuden Ratsastajat r.y.:n verkkosivulla. Suosittelemme tutustumaan rekisteriselosteeseemme säännöllisesti.

1. Rekisterinpitäjä:
Lakeuden Ratsastajat r.y. (jatkossa ”Lakeuden Ratsastajat”)
Kotipaikka: Seinäjoki Y-tunnus 2676388-2
Sähköpostiosoite: lakeudenratsastajat@gmail.com

2. Yhteyshenkilö: Lakeuden Ratsastajat r.y. jäsensihteeri

3. Rekisterin nimi: Lakeuden Ratsastajat r.y.:n henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Noudatamme henkilötietojen käsittelytoimenpiteissämme soveltuvia kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä ja Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia säännöksiä ja periaatteita.

Lakeuden Ratsastajat on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa. Lakeuden Ratsastajat on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta.

Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä. Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.

SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Lakeuden Ratsastajat kerää jäsenen suostumuksella sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näitä tietoja käytetään jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun.
Käsittelemme yhteystietoja myös järjestäessämme ratsastuskilpailuja. Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu, ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja kilpailunjärjestäjän välillä. Lakeuden Ratsastajat kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. Käsittelemme näitä tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuotamme näiden perusteella kilpailutulokset, jotka myös julkaistaan.


5. Rekisterin tietosisältö:
Yhdistyksen jäsenasioiden hoitaminen (jatkossa: ”jäsentiedot”)

  • Jäsenen etu- ja sukunimi
  • Jäsenen yhteystiedot: katuosoite, sähköpostiosoite
  • Jäsenen henkilötunnus (ei perheenjäsenet / kannattajajäsenet) SRL:n myöntämä Jäsennumero
  • Seurajäsenyyden muoto (seniorijäsen, juniorijäsen, perhejäsen, kannattajajäsen)

Yhdistyksen kilpailutoiminnan hoitaminen (jatkossa: "kilpailijatiedot")

  • Kilpailijan etu- ja sukunimi
  • Kilpailijan jäsenseura
  • Kilpailijan SRL:n jäsennumero / Green Card
  • Kilpailijan yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Kilpailijan ratsu

6. Tietolähteet
Jäsenrekisterissä olevien jäsenten yhteystiedot sekä jäsenyyden muoto on kerätty rekisterinpitäjän toimesta suoraan rekisteröidyiltä itseltään jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä.
Koska Lakeuden Ratsastajat on SRL:n jäsenyhdistys, Lakeuden Ratsastajien jäsenet liitetään automaattisesti myös Suomen Ratsastajainliiton Sense-jäsenrekisteriin. Lakeuden Ratsastajat kerää jäseneksi liityttäessä jäsenen nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron. Kilpailijatiedot kerätään kilpailuihin ilmoittautumisen yhteydessä automaattisesti joko SRL:n kilpailukalenterin KIPA:n (jatkossa "KIPA") kautta tai ratsastajan täyttämällä, sivuillamme olevalla verkkolomakkeella, tai sähköpostitse ilmoittamalla.

Käsittelemme kaikkia tietoja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Keräämme kilpailijan puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen mahdollista kilpailuun liittyvää viestintää varten.


7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Jäsenrekisterissä olevien jäsenten yhteystiedot ilmoitetaan sääntöjen mukaisesti jäsenyyden alkaessa Suomen Ratsastajainliitolle, joka käyttää tietoja SRL:n jäsenasioiden hallinnointiin. Ratsastajainliitto voi itse tiedottaa lajiin liittyvistä tärkeistä asioista Sense-jäsenrekisterissä oleville kilpailijoille ja toimihenkilöille. Lähtölistojen ja tulosten käsittelyssä käytämme kilpailuissamme EQUIPE-järjestelmää, joka on suorassa yhteydessä KIPA:an ja jonka kautta tulokset päivittyvät suoraan KIPAan 2-tason kisoista alkaen.


8. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.


9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat salasanoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että rekisterin sisältämiin tietoihin on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjän jäsenasioita hoitavilla henkilöillä.